Perguntas a serem analisadas na aquisição de uma solução de TI

Toda empresa possui algumas regras para compras de produtos e serviços. Quando falamos em soluções de TI, normalmente este processo passa por um estudo de viabilidade técnica e comparação de propostas entre concorrentes.

Porém, com a maior restrição dos investimentos devido a situação econômica do país, é preciso garantir que as soluções adquiridas tragam reais benefícios para o negócio, analisando o retorno de uma compra imediata ou se é mais viável adiar o projeto.

Mas como ter essa certeza? Como avaliar o momento certo para adquirir uma solução de TI?

Dificilmente haverá uma resposta exata para este questionamento. De um modo geral, a mesma solução pode gerar impactos diferentes de acordo com o projeto ou a empresa. Porém, ao levantar algumas informações, os gestores e responsáveis por compras podem chegar a uma resposta mais aproximada do quanto uma aquisição pode ser importante para os resultados do negócio.

Para chegar a essa resposta mais aproximada, procure responder ao menos as cinco perguntas abaixo:

1 Qual o valor total do investimento desta solução de TI em 3 anos?

Um termo muito utilizado para responder esta pergunta é o TCO (sigla em inglês para Custo Total de Propriedade). Muitos projetos de TI são compostos por vários recursos, como hardware, software e muitas vezes uma mensalidade de manutenção.

Calcular o TCO significa avaliar o valor do investimento como um todo ao longo dos anos. Muitas vezes, para comprar um software a empresa precisa adquirir um novo servidor, e ambos terão um contrato de suporte ativo por um período de tempo, normalmente 3 a 5 anos. Por isso, o TCO é muito importante no comparativo de propostas de vários fornecedores, pois muitas vezes, o valor reduzido em um parâmetro pode ser atrativo, mas somado aos outros recursos e ao custo mensal, o total pode ser menos interessante.

2 Qual o retorno de investimento desta aquisição?

Outro indicador indispensável na aquisição de uma solução de TI é o ROI (sigla em inglês para Retorno Sobre Investimento). Com o cálculo de ROI, os gestores passam a ter mais informações sobre em quanto tempo é possível reaver o valor investido, levando em consideração a redução de custos ou o aumento da produtividade gerado pela nova aquisição.

O ROI muitas vezes é difícil de ser mensurado, mas é fundamental quantificar informações sobre quanto o novo recurso pode agregar ao negócio. Por exemplo, ao identificar que uma nova solução reduz as horas de realização de um determinado processo de um colaborador, os gestores podem calcular o custo/hora do profissional e saber  qual a economia mensal com essa nova solução.

3 Quais serão os benefícios diretos com esta aquisição?

Nem todos os benefícios podem ser mensurados, então, é preciso fazer um levantamento detalhado de qual o impacto desta nova aquisição para o negócio.

Esta análise irá ajudar os gestores a avaliarem o momento certo da compra. Entre os possíveis benefícios de uma solução de TI podemos citar:

  • Redução de tempo na execução de um ou mais processos;
  • Redução de custos;
  • Redução de riscos de falhas ou paradas;
  • Maior organização das informações e processos;
  • Atendimento a compliance;
  • Aumento da qualidade das entregas da TI para clientes e usuários;

4 Quais serão os benefícios indiretos?

Cada benefício direto de uma nova aquisição pode impactar em outros resultados indiretos, que são importantes para o negócio.

Por exemplo, quando a empresa investe em um software de gestão da qualidade, além do objetivo principal que é o aumento da qualidade das entregas, surgem diversos outros benefícios indiretos, como:

  • Maior satisfação dos clientes, que podem vir a comprar mais;
  • Colaboradores mais motivados, que resulta em menos turn over;
  • Mais tempo disponível da equipe para se dedicar a novos projetos;

5 Esta aquisição pode impactar outras áreas do negócio?

A tecnologia está presente em todas as áreas de negócio. Portanto, uma nova aquisição pode impactar diretamente o resultado de um ou mais setores. E ao se adquirir uma nova solução de TI, é fundamental a avaliação deste impacto em cada área.

Primeiramente é preciso analisar qual o possível impacto desta nova solução dentro das áreas. Vamos pensar em um exemplo onde uma empresa esteja adquirindo uma nova solução em nuvem. Agora, para cada setor que irá utilizar esta solução, devemos perguntar:

  • Esses usuários têm acesso à internet com qualidade?
  • Necessitam de mobilidade?
  • Será necessário treinar todos os usuários?
  • Esta nova solução irá reduzir o tempo dos processos atuais?

Garantia de compras mais assertivas

Ao fazer estas 5 perguntas, responsáveis por compras conseguem ter melhores condições de avaliar a importância da aquisição de uma nova solução de TI. Essas informações também podem servir como argumentos para os gestores de TI comprovarem a real importância desta aquisição para o negócio.

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