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Como um gestor de projeto pode garantir uma implantação SAP customizada com qualidade.
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Implantar uma solução robusta como a SAP pode gerar mudanças significativas nos processos de uma empresa. Especialmente se houver necessidade do software ser customizado. Do aspecto operacional, passando pelo administrativo até a infraestrutura de TI, tudo precisa ser reorganizado para que a organização consiga extrair o melhor do sistema – integração total e suporte ao crescimento e desenvolvimento.
Dentro disso, para o gestor de projeto, trabalhar com o mínimo de impacto para os usuários, garantir a minimização de riscos e a qualidade da implantação é um grande desafio. Há, no entanto, alguns direcionamentos que podem ser utilizados para o sucesso da implantação.
A seguir, veja 4 dicas de como o gestor de projeto pode garantir a implantação SAP customizada com qualidade:
1 – Elenque processos prioritários
A solução SAP é formada por diversos módulos e funcionalidades que dão suporte aos processos empresariais. A customização visa tornar esta cobertura ainda mais assertiva, chegando nas fendas mais profundas das particularidades de uma empresa.
É preciso mapear processos, levantar requisitos e, dentro disso, determinar o que é prioridade, criando um cronograma de implantação e migração de dados que considere o menor impacto possível no dia a dia da empresa – que precisa continuar sua operação sem prejuízos.
Nesta eleição de prioridades, também o treinamento dos usuários deve ser contemplado. É preciso identificar quem são os key users (usuários-chave) para que eles tenham o primeiro contato com as novas ferramentas e replique aos demais, além de, ao final das etapas de implantação, promover treinamentos a todos os profissionais que irão utilizar os módulos.
2 – Preveja e previna riscos
Quais são os possíveis riscos que podem afetar o processo de implantação? Elenque tanto os riscos tecnológicos (segurança da informação, gargalos, lentidão de processamento etc) até riscos de negócio (atrasos no faturamento, erros de processamento etc.).
Ao reconhecer quais são os possíveis riscos e os fatores internos e externos que podem acentuá-los, é possível trabalhar proativamente a partir de técnicas de gestão de risco. Um plano de contingência (o famoso plano B) é fundamental.
3 – Tenha um plano de gestão da mudança
A mudança relacionada à implantação de uma solução SAP vai muito além das atividades relacionadas ao sistema. Ela afeta a cultura organizacional, a forma de fazer, a forma de se relacionar com fornecedores e clientes, dentre outros aspectos.
Por isso, é preciso trabalhar estratégicamente a gestão da mudança. As políticas novas precisam estar claras aos usuários. Inclusive é preciso fazer um trabalho de sensibilização, atuando juntamente com o pessoal de RH e comunicação interna, para atenuar possíveis resistências que possam atrasar a implantação, gerar insatisfação e falta de engajamento – o que afeta, inclusive a produtividade.
4 – Gerencie a qualidade de ponta a ponta
Mais do que fazer o acompanhamento detalhado da implantação de cada módulo, é preciso prestar atenção na documentação, na gestão da equipe envolvida no projeto (tanto interna quanto a equipe do fornecedor) etc.
Toda a equipe deve estar comprometida com a qualidade da implantação, com objetivos e metas claras e engajamento suficiente para garantir que tudo será feito com base nas boas práticas estabelecidas pelo fabricante e pelo mercado.
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