Como reduzir custos na área TI avaliando o TCO

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Quando se pensa em redução de custos de na hora de TI, todo o bom administrador deve imediatamente pensar em uma importante sigla: TCO. O TCO (Total Cost of Ownership) envolve todos os custos de um produto ou mesmo de um serviço, através de todo o seu ciclo de vida. É uma medida importante, embora sua aferição possa se tornar um tanto complexa.

Ao se avaliar o TCO de um produto, muitos fatores precisam ser considerados. O investimento inicial é o primeiro deles, e muitos administradores cometem o grave erro de considerar somente esse custo. Outros, mais esclarecidos, entendem que precisamos avaliar também outros custos, como gastos com contratos de suporte. Entretanto, para se calcular adequadamente o TCO, é preciso realmente avaliar todos os custos, desde o momento da decisão de aquisição até  a efetiva descontinuação do uso do produto. Isso pode incluir custos de treinamento, custo da mão-de-obra com a necessária qualificação, e muitas outras despesas que podem decorrer da decisão de utilização da solução.

Benefícios

Para se fazer uma avaliação adequada do TCO de um produto, um aspecto que é muito ignorado, mas que é muito importante, é o conjunto de benefícios derivados da adoção do produto em questão. Um sistema de qualidade de software, por exemplo, ao automatizar atividades que demandem grande esforço manual, provoca uma considerável redução nos custos de pessoal, ao permitir que uma grande quantidade de tarefas seja realizada em um curto período espaço de tempo, liberando a equipe para atuação em um maior número de atividades.

Esse tipo de redução de custos pode não ser visível em um primeiro momento, mas tem grande impacto no TCO de um produto, e deve ser sempre avaliado. Quanto mais benefícios de produtividade um produto trouxer a uma equipe, tanto menor os custos e, consequentemente, o TCO.

Ciclo de vida

Uma boa avaliação de TCO deve levar em consideração todos os custos diretos e indiretos durante todo o ciclo de vida do produto – e isso deve incluir tudo, até o momento de sua descontinuação. Na área de TI, é fato que certas tecnologias se tornarão obsoletas, e parar de utilizá-las não pode ser algo traumático ou custoso.

Uma ferramenta que gere código automaticamente, por exemplo,  pode gerar uma grande dependência na equipe de desenvolvimento, impedindo que a equipe adote outra tecnologia quando for o momento certo. Isso tem um grande impacto no TCO, pois pode significar que a equipe tenha que trabalhar com tecnologias ultrapassadas no futuro, gerando custos indesejáveis e resultados inadequados. Deixar de usar uma ferramenta dessas pode exigir que toda uma base de código precise ser refeita em algum momento.

Por outro lado, uma ferramenta de inspeção de código, que permita que a equipe de desenvolvimento mantenha-se focado nos processos criativos, facilita os momentos de transição, pois a equipe não está presa de forma alguma à ferramenta. Ela está lá só tornando sua vida mais fácil e produtiva. Portanto, o TCO de uma ferramenta como essa tende a ser menor, pois não envolve custos de descontinuação.

Conclusão

O TCO de um produto deve avaliar muitos fatores, ao longo de todo o seu ciclo de vida. Não só custos de aquisição, implantação e manutenção devem ser considerados, mas também todos os benefícios decorrentes de seu uso, uma vez que eles podem gerar redução de muitos outros custos indiretos. E a descontinuação do produto não pode ser uma tarefa custosa também: as migrações necessárias devem ser simples e a desativação do produto, em detrimento a novas tecnologias, deve ser um processo simples e fácil.

E sua empresa, tem avaliado adequadamente o TCO das soluções que utiliza?

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