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SAP e Kanban: lições de um case pioneiro no Brasil.

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É possível associar SAP e Kanban? Confira as dicas e lições de um case pioneiro no Brasil!

As metodologias de desenvolvimento de aplicativos passam constantemente por melhorias.

No cenário atual, de alta competitividade e crise econômica, no Brasil, assim como em diversos países, não basta querer implantar uma solução maravilhosa, o ideal é fazer bem e rápido. Devido ao tempo consumido em muitos projetos de tecnologia, utilizando processos demorados e com um grande peso da burocracia, surgiram as metodologias ágeis, como: Scrum, XP e Kanban.

Quando se trata da implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning) como o SAP, que necessita de um bom planejamento, considerando etapas bem definidas e equipes multidisciplinares, geralmente é consumido um grande tempo de organização e execução das ações.  A metodologia tradicional, apesar de procurar prezar pela qualidade, em que todo o tempo é valido para entregar um produto com segurança, não acompanha a necessidade crescente de velocidade que o mercado passou a cobrar das empresas e, se ocorrer muita demora em uma implantação de SAP/ERP pode até provocar desinteresse, inclusive dos patrocinadores da organização.  .

Muitas empresas precisam de um ERP para gerar eficiência operacional, integrando os processos das diversas áreas da organização. O que melhorar, então, para obter velocidade?  Será possível associar SAP e Kanban? Confira as dicas e lições de um case pioneiro no Brasil:

SAP & Kanban 

Em 2011, em apresentações iniciais do Lean Kanban Central Europe, Alexander Gerber e Martin Engel falaram sobre suas experiências em mais de dois anos aplicando Kanban na SAP, citando David Anderson: “A essência de iniciar com Kanban é fazer as menores mudanças possíveis”. De acordo com Gerber e Engel, os métodos de desenvolvimento ágil aplicados em projetos de SAP, incluindo Scrum, iniciaram, em 2008, o que serviu de base para a introdução ao Kanban.

Em algumas empresas são identificadas pessoas chaves visando multiplicação de conhecimento ou customização do negócio na ferramenta SAP. Mas, é preciso que haja sinergia nas equipes, que o processo seja conhecido por todos e as práticas de governança ativadas, além é claro de forte patrocínio e treinamento prévio dos envolvidos. É crucial que a empresa esclareça os seus objetivos com a implantação da solução.

Um case de sucesso no Brasil 

Um caso pioneiro no Brasil – apresentado na ASUG (Americas’ SAP Users’ Group) – em que as práticas ágeis Kanban e Scrum aplicadas em um Centro de Serviços Compartilhados do SAP mostraram bons resultados para um cenário complexo de uma grande empresa.

Mas, não foi apenas aplicar as melhores práticas ágeis e – pronto! – tudo deu certo. Foram necessárias ações combinadas e reorganizações estruturais.

O ponto de partida desta fusão aconteceu, quando houve a necessidade de trabalho conjunto de equipes multidisciplinares formando um único time em prol de um objetivo comum. Para isso seria necessário definir indicadores e abolirem a gestão tradicional via cronogramas e atividades.

Organização do trabalho: políticas e ferramentas 

1. Levantamento do processo de trabalho: realizado pela equipe do centro de serviços compartilhados e contemplando o propósito do time envolvido responsabilidade de cada um, entre outras informações;
2. Construção do quadro Kanban: produção da gestão visual, com resultados imediatos, possibilitando obter a visualização gráfica do sistema, classificação de demandas e definição dos estados iniciais de trabalho;
3. Adoção das daily meeting: espaço para discussão e troca de conhecimentos, proveniente de rápidos encontros diários visando o acompanhamento do andamento das metas. Neste caso, foi adotada a métrica de fluxo acumulado, correspondente à quantidade de demanda por estado;
4. Definição e novos conceitos:com o time alinhado e, após a quebra em histórias menores, o quadro Kanban foi transformado. Ao invés da classificação das solicitações, passou a conter o alinhamento de expectativas de prazos e entregas, considerando a limitação da capacidade de cada etapa do processo e de que as atividades só podem ser antecipadas se houver espaço para realizá-las;
5. Adoção de ferramentas como User Story Cards, avatares e novos ritos (planning e reviews):contemplando a participação dos clientes, principalmente no planejamento, com quebra das histórias e definição dos critérios de aceite e, nas revisões, verificando as entregas;
6. Utilização do conceito de retrospectivas:incluído nos ritos, com a autonomia do time definir o que começar, parar ou continuar a fazer para evoluir seu processo, dentro do tempo limite.

Algumas lições aprendidas, neste case, podem ser destacadas, como:

• Definição clara das prioridades de implementação por meio da participação dos demandantes e quebra das histórias agilizando o desenvolvimento;
• Quebra de paradigmas com ruptura dos feudos de poder e melhor utilização do tempo ocioso com foco em melhoria de processo e a constatação de que o problema de gargalos não é necessariamente provocado pela equipe de desenvolvimento;
• Otimização do estoque de códigos e processo: redução da quantidade de códigos gerados sem teste e muitas vezes abandonado.

As políticas estabelecidas e ferramentas adotadas, de forma simples, favoreceram uma padronização do processo de trabalho, que viabilizam os refinamentos em prol da sua melhoria contínua repercutindo em mais valor para o negócio.

Então, foi possível vislumbrar o potencial da aliança de SAP com Kanban? Quer saber mais? Registre aqui suas dúvidas ou comentários abaixo.

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