O backlog é um dos elementos mais importantes na gestão ágil de projetos. Nele estão registrados as funcionalidades, os requisitos, as melhorias e as correções a serem desenvolvidas em um produto ou serviço. 

No entanto, não basta ter esse elemento para garantir o sucesso de um projeto ágil. É preciso saber como priorizar seus itens de forma eficiente e focada. Assim, somente os resultados mais relevantes e valiosos para o cliente e para o negócios serão entregues.

Neste artigo, vamos responder a algumas perguntas básicas sobre backlog. Saiba o que é, seus princípios fundamentais e muito mais.

O que é o backlog de um projeto? Qual é a sua relação com a metodologia ágil?

O backlog é uma lista ordenada de tudo o que precisa ser feito em um projeto. Cada item é chamado de user story (história de usuário). Esse termo é uma descrição simples e clara de uma funcionalidade ou um requisito que agrega valor para o usuário final. 

Essa lista de tarefas se encaixa no contexto da metodologia ágil. Trata-se de uma ferramenta de planejamento e de gerenciamento do projeto de forma iterativa e incremental. Ela é:

• constantemente revisada e atualizada ao longo do projeto, para refletir as mudanças nas necessidades e nas expectativas dos envolvidos;
• utilizada para definir as entregas parciais do projeto (sprints) – ciclos curtos nos quais um conjunto de user stories é desenvolvido, testado e entregue ao cliente.

Entendeu qual é o significado de backlog? Então vamos compreender como sua priorização impacta o sucesso de um projeto!

Por que a priorização do backlog é essencial para o sucesso do projeto?

A priorização da lista de tarefas é essencial para o sucesso do projeto. Isso porque ela seleciona as user stories mais importantes e urgentes para serem desenvolvidas em cada sprint. Essa priorização também ajuda a:

• maximizar o valor entregue ao cliente e ao negócio em cada sprint;
• adaptar-se às mudanças no ambiente interno ou externo do projeto;
• aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade da equipe de desenvolvimento;
• minimizar os desperdícios de recursos com funcionalidades ou requisitos desnecessários ou irrelevantes;
• alinhar expectativas do cliente, do usuário e da equipe de desenvolvimento sobre o escopo, o prazo e a qualidade do projeto.

E como colocar em prática essa priorização?

Princípios fundamentais para a priorização eficiente do backlog do produto

Quer priorizar o conjunto de user stories de forma eficiente e focada? É preciso adotar uma série de práticas relativas a critérios, partes, métodos, riscos e ferramentas. Veja a seguir.

Identificação dos critérios de priorização e sua relevância para o projeto

Critérios de priorização são os fatores que determinam o grau de importância e de urgência de cada user story. Eles podem ser:

• o valor agregado;
• o custo de desenvolvimento, manutenção e operação;
• a dependência da user story em relação a outras ou a recursos externos;
• a complexidade, o tamanho e o tempo de desenvolvimento, entre outros.

Cada critério de priorização deve ter relevância para o projeto, definida em uma escala numérica ou qualitativa. E tal relevância pode variar ainda conforme o tipo, o objetivo e o contexto do projeto.

Envolvimento das partes interessadas na definição das prioridades de backlogs

Todas as pessoas ou grupos que têm algum interesse ou influência no projeto devem se envolver na definição de prioridades. Isso traz diversos benefícios:

• Obter diferentes perspectivas e opiniões sobre as necessidades e as expectativas.
• Resolver possíveis conflitos ou divergências sobre as prioridades entre as partes interessadas.
• Estabelecer um consenso e um comprometimento entre as partes interessadas sobre as metas e os resultados do projeto.
• Aumentar a transparência e a comunicação entre as partes interessadas sobre o andamento e o desempenho do projeto.

Métodos e técnicas para a priorização ágil

A aplicação de métodos e técnicas para a priorização ágil do backlog do produto deve receber a atenção dos gestores. 

São formas sistemáticas e práticas de classificar e ordenar as user stories conforme os critérios de priorização definidos anteriormente. Confira a seguir alguns exemplos:

• Value vs Effort: avalia as user stories conforme:
  • seu valor para o cliente, o usuário e o negócio;
  • e seu esforço para serem desenvolvidas. 
• MoSCoW: para representar o nível de necessidade e de valor de cada user story para o projeto, categoriza-as em quatro grupos:
  • must have (deve ter);
  • should have (deveria ter);
  • could have (poderia ter);
  • e won’t have (não terá). 
• Matriz de Eisenhower: organiza as user stories em uma matriz de quatro quadrantes, conforme seu grau de importância e de urgência. Os quadrantes são:
  • Importante e Urgente;
  • Importante e Não Urgente;
  • Não Importante e Urgente;
  • e Não Importante e Não Urgente.
• Kano: classifica as user stories em:
  • básicas (essenciais e esperadas pelo cliente e pelo usuário);
  • desempenho (aumentam a satisfação conforme seu nível de qualidade e de eficiência);
  • encantamento (surpreendem e apresentam funcionalidades inovadoras e diferenciadas);
  • indiferentes (não afetam a satisfação)
  • e reversas (diminuem a satisfação).

Além do uso de métodos e técnicas, o responsável deve saber como gerenciar riscos ao definir as prioridades da lista.

Gerenciamento de riscos na definição das prioridades

Os riscos, internos ou externos ao projeto, são condições e eventos incertos que podem afetá-lo positiva ou negativamente. 

Gerenciá-los é de suma importância, pois permite avaliar a probabilidade e a severidade dos riscos para o projeto. Ao mesmo tempo, definem-se estratégias para sua prevenção, eliminação ou transferência.

Para tanto, a fim de realizar uma análise de riscos com as partes interessadas, o responsável se vale de certas ferramentas. Por exemplo, a matriz de probabilidade x impacto ou o diagrama de causa e efeito.

Uso de ferramentas, aplicativos e softwares na priorização

Existem aplicativos e plataformas que facilitam o processo de priorização ágil do backlog do produto. Elas oferecem recursos de:

• criação, edição e organização das user stories;
• aplicação dos critérios de priorização;
• visualização dos itens em diferentes formatos, e muito mais.

Alguns exemplos de ferramentas são a Asana (permite aplicar MoSCoW) e a Runrun.it (permite o uso do método Kano).

Se você quer entender mais sobre backlog, significado e metodologia ágil, confira tudo sobre agile roadmap!

Conclusão

O backlog é um elemento fundamental na gestão ágil de projetos. Nele estão registrados as funcionalidades e os requisitos que devem ser desenvolvidos em um produto ou serviço. 

No entanto, é preciso saber como priorizá-lo de forma eficiente e focada. Dessa forma, são entregues os resultados mais relevantes e valiosos para o cliente e para o negócio.

Identificar os critérios de priorização, envolver as partes interessadas, aplicar métodos e técnicas. Essas são apenas algumas práticas desejáveis.

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