O ERP (Enterprise Resource Planning) proporciona diversos benefícios para o negócio. Mas, se não for bem gerenciado e monitorado, pode trazer riscos. É aqui que entra a matriz SoD. 

Um dos principais riscos do sistema é a falta de segregação de funções (SoD) entre seus usuários. Em outras palavras, uma mesma pessoa ou grupo acaba tendo acesso a atividades conflitantes ou incompatíveis no ERP. Nesse caso, pode ocorrer comprometimento de integridade, confiabilidade e segurança dos dados e das operações.

A matriz SoD ajuda a identificar e a mitigar esses riscos. Vamos conhecer melhor seu conceito e seu funcionamento?

O que é uma matriz SoD (Segregation of Duties) e como ela funciona?

Uma matriz SoD é uma ferramenta que:

• mapeia as funções e as responsabilidades dos usuários do ERP em relação aos processos de negócio da organização;
• e segmenta cada uma delas. 

Numa espécie de segregação de acessos, ela indica se um usuário pode ou não realizar uma determinada função no sistema. 

Por exemplo, um usuário com permissão para criar pedidos de compra não deve ter permissão para aprovar ou pagar esses pedidos. Isso pode gerar um conflito de interesses ou uma fraude.

Então, para que serve a matriz SoD? Ela serve como um instrumento de governança e compliance. Assim, visa a garantir que as atividades do ERP sejam realizadas de forma ética, transparente e segura. 

Benefícios da implementação da matriz SoD

A implementação da matriz de segregação de acessos e funções traz diversos benefícios para a organização – tanto em termos operacionais quanto estratégicos. Por definir claramente as funções e as responsabilidades dos usuários do ERP, ela consegue:

• melhorar a eficiência e a qualidade dos processos de negócio;
• eliminar redundâncias, duplicidades e inconsistências nas atividades;
• aumentar a padronização, a integração e a comunicação entre os diferentes departamentos e áreas da organização;
• aumentar a confiança e a credibilidade da organização, pois esta contribui para a ética, a transparência e a segurança de dados e operações. 

E um dos benefícios que merecem maior destaque é a redução das chances de fraudes e de erros no sistema.

Redução das chances de fraudes e de erros no sistema ERP

É possível que alguém manipule ou adultere dados e operações do sistema para obter vantagens indevidas ou prejudicar a organização. Nesse contexto, reduzir as chances de isso acontecer é algo fundamental em um negócio.

A matriz, ao separar funções conflitantes ou incompatíveis entre os usuários do ERP, consegue proporcionar isso. Ela também evita que erros humanos ou falhas técnicas comprometam a qualidade e a precisão das informações geradas pelo sistema.

Agora que você entendeu o que é SoD e segregação de funções, vamos ver como implementar eficientemente essa matriz!

Passos para implementar uma matriz SoD eficiente

A implementação de uma matriz SoD requer um planejamento cuidadoso e uma execução rigorosa. Veja os principais passos iniciais para criá-la.

Identificar as funções e as responsabilidades dos usuários no ERP

O primeiro passo é identificar quais são as funções e as responsabilidades dos usuários do ERP. Isso se aplica em relação aos processos de negócio da organização. Para tal, é preciso analisar os fluxos, as regras e os objetivos de cada processo.

Igualmente, deve-se avaliar os perfis, as competências e as atribuições de cada usuário. Envolva todas as áreas e os gestores responsáveis pelos processos e pelos usuários na definição das funções e das responsabilidades.

Mapear os riscos e as vulnerabilidades do sistema

O segundo passo é mapear quais são os riscos e as vulnerabilidades do sistema. Estes podem ser gerados ou agravados pela falta de segregação de funções entre os usuários. 

Neste ponto, você deve avaliar o impacto e a probabilidade de cada risco. Considere os cenários possíveis de fraude, erro ou falha no sistema. Uma dica: priorize os riscos mais críticos e relevantes para a organização.

Na sequência, basta criar a matriz a partir de uma ferramenta adequada. Esta registra e visualiza as responsabilidades dos usuários e os riscos associados a cada combinação de funções. 

Para implementá-la, é preciso aplicar as mudanças necessárias nos acessos e nas permissões dos usuários, conforme definido na matriz. É importante, por fim, revisá-la e atualizá-la periodicamente, verificando se ela continua adequada às necessidades e aos objetivos da organização. 

Ferramentas e tecnologias para o suporte à matriz SoD

A criação e a gestão da matriz SoD podem ser facilitadas pelo uso de ferramentas e tecnologias específicas para esse fim. Algumas das ferramentas e tecnologias mais utilizadas são estas:

• Softwares de análise de forma independente: geram relatórios detalhados sobre os acessos e as permissões dos usuários.
• Softwares de automação de processos: permitem automatizar processos de negócio do ERP, seguindo as regras e os controles definidos na matriz. 
• Softwares de inteligência artificial: utilizam técnicas de aprendizado de máquina, mineração de dados, reconhecimento de padrões, entre outras. O propósito é analisar e melhorar os dados e as operações do ERP.

Desafios e possíveis soluções na implementação da matriz SoD

A implementação da matriz SoD pode enfrentar alguns desafios e obstáculos. Eles devem ser identificados e superados para garantir o sucesso da iniciativa. Conheça os dois a seguir.

Resistência de colaboradores à mudança de processos

Muitas mudanças de processos de negócio resultam em resistência de alguns colaboradores à mudança. Com a matriz não é diferente.

Ela pode deixar alguns colaboradores desconfortáveis, inseguros ou ameaçados com a alteração das suas funções e responsabilidades no ERP. Porém, é possível resolver a questão com um trabalho de conscientização e de sensibilização. Os colaboradores precisam compreender a importância e os benefícios da matriz SoD.

Ofereça também suporte, treinamento e feedback a eles durante o processo de implementação da ferramenta.

Obstáculos relativos ao apoio da alta administração

Outro desafio frequente na implementação da matriz SoD é a falta de apoio ou de alinhamento da alta administração. Alguns gestores podem não entender ou não valorizar a relevância e a urgência da matriz de segregação de funções. Podem ainda ter outras prioridades ou interesses em conflito.

Uma possível solução para esse desafio é realizar um trabalho de comunicação e negociação com a alta administração. Mostre argumentos e evidências que justifiquem a necessidade e a viabilidade da ferramenta para a organização. 

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Conclusão: benefícios da matriz SoD para a segurança do ERP

A matriz SoD é uma ferramenta essencial para reduzir os riscos do seu ERP. Ela garante que as funções e as responsabilidades dos usuários do sistema sejam segregadas de forma adequada. 

Sua implementação traz diversos benefícios para a organização, como a redução das chances de fraudes e erros no sistema ERP. 

No entanto, isso só ocorre quando ela é bem implementada. Para tanto, você deve identificar funções e responsabilidades dos usuários no ERP e mapear riscos e vulnerabilidades do sistema. 

Use ferramentas tecnológicas para ajudá-lo nesse processo e, se necessário, conte com a ajuda da QAMetrik. Somos uma empresa especializada em soluções para a gestão e a segurança do seu ERP. Podemos te ajudar a criar e a gerenciar a sua matriz SoD de forma eficaz e eficiente!