Fazer a gestão de produtividade nas empresas pode ser complicado se você não tiver as ferramentas certas. Entre as opções disponíveis, existem inúmeros aplicativos para esse fim. 

Um dos mais conhecidos é o Trello, uma plataforma de organização que, entre as formas de interface, utiliza o método Kanban. 

Neste artigo, mostramos uma atualização da metodologia japonesa, o Kanban eletrônico e seus benefícios. Confira e entenda porque investir em sistemas de gestão de produção automatizados. 

O que é o Trello e para que serve?

O Trello é uma plataforma gratuita e online desenvolvida para gerenciamento de projetos. Com versão em português disponível para desktops ou celulares (iOS e Android), ele contribui para aumentar a produtividade do usuário, seja em tarefas pessoais ou corporativas. 

O software funciona organizando as demandas do usuário em quadros (boards), preenchidos com listas de tarefas individuais ou para equipes.

A partir de cartões customizados (cards) podemos incluir textos, arquivos multimídia, etiquetas para marcação, prazos e outras informações, conforme a necessidade. Neles o usuário encontra descrições, prazos e objetivos a cumprir. 

Por ser uma ferramenta colaborativa, o Trello permite que usuários do mesmo projeto possam visualizar e acompanhar as tarefas diárias, além de gerenciá-las. 

O software pode operar sincronizado com outros dispositivos e os projetos não têm limite de membros. Os convites para participar do Trello são enviados por e-mail ou compartilhados via link. 

Como ferramenta, o Trello é indispensável para comunicar aos integrantes do projeto qual tarefa cada pessoa está conduzindo no momento. O software é simples e intuitivo de usar. 

Como funciona o Kanban e qual sua função?

O Kanban é um método criado em 1953 no sistema de produção da Toyota. O termo, em japonês, significa cartão ou quadro de sinais. O método utiliza a gestão visual de tarefas a partir de cartões coloridos. Neles anotamos informações para registrar as ações pendentes, trabalho em andamento e concluídos. 

Semelhante ao Trello em suas funções, o Kanban tem diferentes tipos. Os mais utilizados são Kanbans de:

• estoque;
• produção;
• movimentação;
• requisição. 

A substituição do método tradicional japonês pelo e-Kanban ou Kanban automatizado, torna a ferramenta muito mais simples de utilizar. A versão eletrônica eliminou tarefas burocráticas e reduziu o uso excessivo de papel. 

O fator visual, característica marcante do Kanban, continua, porém, trazendo mais eficiência e agilidade para fazer a gestão da produção. Confira as principais mudanças:

• os cartões coloridos são gerados automaticamente, excluindo falhas humanas, extravios ou danos comuns no método de papel;
• as planilhas não circulam mais entre os setores produtivos e tudo fica centralizado no sistema eletrônico;
• priorização na reposição de itens e agilidade no processo de decisão;
• visão ampliada que permite acompanhar os fluxos de todos os setores produtivos, em qualquer ponto da empresa, dentro ou fora dela;
• integração com sistemas ERP para uniformizar a base de conhecimento;
• controle de itens automatizado;
• os processos de produção se tornam mais eficientes graças ao foco do e-Kanban;
• maior controle do estoque, do número de colaboradores por turno e dos recursos de produção. 

Conclusão

Como você pôde perceber, quando comparados, Trello e Kanban eletrônico possuem características bastante similares. No entanto, o Trello exige muitas ações manuais, acarretando um nível maior de trabalho, mesmo existindo certo controle do usuário. 

Enquanto o Kanban é um método mais completo graças à versão automatizada e está presente na ferramenta QAMetrik. Ela torna a gestão de produtividade mais ágil e prática. 

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